Toimeksianto eli briiffi varmistaa, että sekä sinä että tilaamasi työn tekijä tiedätte, mihin olette ryhtymässä ja minkä vuoksi. Hyvä briiffi säästää aikaa ja siten myös rahaa ja on oivallinen tapa tehdä fiksua odotustenhallintaa.
Sisällöntuottajana saan työpöydälleni uusia briiffejä vähintään viikoittain, jos en aivan päivittäin. Pohjanoteerauksen olen lämmöllä säästänyt muistikirjan väliin: se on sisäinen briiffi, joka koostuu kollegan humoristisesti kuitin taakse kirjoittamista parista hassusta sanasta ja lyijykynällä piirretystä kuviosta.
Sisältötoimistossa siis paitsi saadaan briiffejä niitä myös annetaan kollegoille. Siksi meille on piinallisen selvää, miksi hyvä briiffi on tärkeä ja kuinka sellainen annetaan. Edellä mainittua kuittibriiffiä seurasi suusanallinen, kattava ja keskustellen läpikäyty toimeksianto.
Hyvän briiffin voi antaa sekä suullisesti että kirjallisesti, mutta suullisestakin briiffistä on hyvä toimittaa jälkikäteen mustaa valkoisella sekä tilaajalle että työn tekijälle. Näin varmistat, että kummatkin osapuolet ovat ymmärtäneet sen, mitä sanottiin samalla tavalla, eikä mitään tärkeää mennyt ohi.
Hyvä briiffi vastaa ainakin kysymyksiin mitä, kenelle ja miksi
Rauhoita hyvän briiffin laatimiselle aikaa. Kun varaat ajattelulle hetken ja muotoilet briiffin rauhassa, säästät myöhemmin esimerkiksi epäselvästä briiffistä johtuviin ylimääräisiin kommenttikierroksiin kuluvaa aikaa (ja rahaa).
Vastaa kattavasti ja selkeästi ainakin näihin kysymyksiin:
- Mikä sisällön aihe on? (Psst! Lue vinkit hyvään blogin aiheenrajaukseen täältä)
- Mihin kysymyksiin sisällössä halutaan vastata?
- Mikä on sisällön tavoite?
- Kenelle sisältö on tarkoitettu?
- Mikä on sisällön deadline ja mitkä ovat välietapit?
Näiden perusasioiden lisäksi hyvä ja läpikotainen briiffi sisältää myös toiveesi sisällön kuvituksesta, mahdollisista kieliversioista ja niin edelleen. Hyvään briiffiin kuuluu siis runsaasti yksityiskohtia, joiden muistaminen voi olla hankalaa – varsinkin kiireessä.
Taitava sisältöasiantuntija auttaa, jos briiffauksen jalo taito ei vielä ole hallussa
Hyvästä briiffistä hyötyvät siis sekä ostaja että työn tekijä. Jos sinulla ei vielä ole briiffauksen mustaa vyötä, kannattaa sinun pyytää avuksesi sisältöasiantuntija – meitä on täällä Differolla useampikin ja olemme oikein mukavia! Osaava sisältöasiantuntija hoksaa nimittäin kysyä sinulta juuri oikean tiedon sisältötoiveidesi toteuttamiseksi, oli kyseessä sitten webinaari, artikkeli tai video. Tarvittaessa autamme sinua rajaamaan oppaan aiheen, muotoilemaan sisällön viestikärjen tai valitsemaan sopivat haastateltavat. Sinun tarvitsee vain pyytää.
Joskus briiffi muuttuu matkan varrella, eikä se tee siitä huonoa
Hyvä briiffi ei ole kiveen kirjoitettu. Varsinkin laajoissa ja pitkissä sisältöprojekteissa, kuten opastuotannoissa, saattaa haastatteluista, taustamateriaalista ja keskusteluista nouseva lisätieto paljastaa sellaisia kysymyksiä, joita ei briiffaushetkellä ollut tiedossa – mutta joita halutaankin oppaassa käsitellä. Tai saattaa käydä ilmi, että jokin muu lähestymiskulma palvelisi lukijaa paremmin.
Varsinkin silloin, kun tällaista sisältöprojektien valtamerilaivaa ryhdytään kääntämään, on tärkeää että alkuperäinen briiffi on ollut hyvä ja kattava. Kun tiedossa on mistä lähdettiin, on helpompi kartoittaa nykyiset tavoitteet ja vaihtaa suuntaa tarvittaessa.
Briiffilomakkeen avulla varmistat, että kaikki tärkeä tulee sanottua
Miten Differolla on helpotettu briiffaamisen tuskaa? Olemme kehittäneet oman briiffilomakkeen, joka varmistaa, että saamme kaiken tarpeellisen tiedon. Meille on tärkeää, että sisällön ostaminen olisi sinulle mahdollisimman helppoa ja läpinäkyvää. Lomaketta voidaan tarvittaessa muokata kunkin yrityksen tarpeisiin sopivaksi. Se voidaan käydä läpi joko yhdessä vaikkapa Teamsissa – tai lähettää rauhassa täytettäväksi asiakkaalle.
Haluaisitko jutella sisältöjen briiffaamisesta – tai muusta sisältömarkkinointiin liittyvästä?
