Differon ensimmäinen LIVEnaari näki päivänvalon 19.5.2020, ja verkkoon viety markkinointiseminaari oli menestys. Sen lisäksi, että osallistujat ovat kiitelleet tapahtuman sisältöä, moni on ollut kiinnostunut sen toteutuksesta: Kuinka paljon sujuvan kaksi ja puolituntisen livekokonaisuuden takana on työtä, aikaa ja rahaa? Mitä vaatii, että vastaavanlaisen voisi toteuttaa itsekin? Tässä blogissa kerron, kuinka tapahtuman projekti saatettiin alusta sen toteutukseen asti.
Kaikki alkoi siitä, kun ympärillä vellova COVID19-tilanne ajoi meidät markkinointitiimissä pallottelemaan ajatuksia, kuinka voisimme auttaa haastavassa tilanteessa olevia yrityksiä, joissa oli samaan aikaan siirrytty työskentelemään etänä.
Oppi 1: Anna tilaa luovuudelle ja ideoikaa rohkeasti yhdessä!
Syntyi idea viedä jo hyväksi todettu DiffeROI-webinaarikonsepti seuraavalle asteelle. Useampi puhuja ja kamerat auki, että saadaan naamat näkyviin: yksi Lauttasaaresta, toinen Vallilasta ja jotkut Tampereelta tai Jyväskylästä. Kaikillahan on web-kamera ja mikit toimii – erinomaista! Tämähän voisi olla toteutettavissa.
Tapahtuman alustavaksi ajankohdaksi päätettiin toukokuun loppu, jotta markkinointiin jäisi riittävästi aikaa. Differon Slack-kanava “online-tapahtuma” perustettiin 3. huhtikuuta.
Oppi 2: Pidä realiteetit mielessä, kun suunnittelet tapahtumaa: pyörää ei tarvitse keksiä uudestaan, mutta toimiva sen olisi hyvä olla
Koska aikaa oli vähän, päätimme pitää homman simppelinä. Teimme kevyen konseptin. Sen sijaan, että lähdimme maalaamaan taivaanrantaa, katsoimme lähelle: Mitä jo osaamme - mistä aiheista työkaverimme ovat erityisen hyviä puhumaan? Mistä markkinoinnista ja myynnistä kiinnostuneet keskustelevat juuri nyt?
Oppi 3: Osallista ihmiset alusta saakka mutta muodosta ydintiimi suunnittelun edistämiseksi
Muutaman henkilön ydintiimi otti vastuun tapahtuman suunnittelusta. Rakensimme puhujat, aiheet ja aikataulun sekä asetimme tavoitteet. Saimme asiakkaankin mukaan haastateltavaksi. Aloimme puhua LIVEnaarista online-tapahtuman sijaan, ja Susanna otti kopin visuista. Ideoita pompoteltiin, ja ne jalostuivat hiljalleen lämpenevissä keskusteluissa.
Oppi 4: Tee kevyt markkinointi- ja projektisuunnitelma ja pyri noudattamaan sitä
Kahden viikon päästä ideasta avattiin Zoom-ilmoittautuminen ja tapahtuman ländäri Differon nettisivuille.
Kirjoitin slack-kanavallemme: “Hei @channel! Alamme markkinoida LIVEnaarin esityksiä lyhyillä teaseriblogeilla ja nostamme niitä somestrategian mukaan vkosta 18 eteenpäin (LIVEnaari vkolla 21). Kts. ohjeet.”
Lähetimme sähköpostikutsun kaikille markkinointikannassamme oleville henkilöille, ja ilmoittautuneita tuli yhden aamupäivän aikana 130. Esiintyjät alkoivat suunnitella omia puheenvuorojaan, ja esitysmateriaalin toimittamiselle asetettiin takaraja.
Oppi 5: Mieti tekninen toteutus hyvissä ajoin. Mikäli olet itse epävarma, anna ammattilaisten hoitaa, jos vain suinkin mahdollista.
Tekniikkaan liittyviä kysymyksiä alkoi sinkoilla kiihtyvään tahtiin pari viikkoa ennen tapahtumaa. Työkiireiden keskellä käytännön asiat olivat jääneet, ja tapahtuma läheni kovaa vauhtia.
Teknisen toteutuksen miettiminen ajoissa on siis oppi, jota emme noudattaneet. Vain muutama arkipäivä ennen tapahtumaa otimme yhteyttä Stremian tuttuihin kavereihin, ja onneksemme heillä oli vielä studio vapaana tapahtuma-ajankohtana. Testasimme studiotekniikan toimivuuden Zoomin kanssa päivää ennen h-hetkeä.
Oppi 6: Jos (kun) tulee viime hetken muutoksia tai kiire, mukaudu tilanteeseen. Luovi läpi ja pidä positiivinen vire yllä.
Viime hetken siirtyminen kotikutoisesta asetelmasta ammattimaiseen studioon vaati pari intensiivistä työpäivää: esimerkiksi käsikirjoituksen kirjoittaminen vaatii aikaa ja ajatustyötä. Kävimme esiintyjien kesken juoksutuksen yhteisessä palaverissa läpi ja varmistimme että kaikki tietävät oman osuutensa. Muistutimme ilmoittautuneita ja lähetimme vielä viime hetken kutsun. Markkinoinnissa laitettiin viimeinen vaihe päälle. Kierrokset nousivat, ja Teams-linjoilla hersyi jännittynyt nauru.
Oppi 7: Kun olet suunnitellut tapahtuman hyvin, voit keskittyä olennaiseen h-hetkenä. Pidä hauskaa!
Ja niin koitti LIVEnaari-aamu. Ajoissa paikalle, nopea harjoitus sekä äänen ja kuvan testaus. Somekanavia piti aktiivisena omat henkilöt. Itse hostin rooliin ajautuneena ja porukan kokemattomimpana esiintyjänä jännitin, miten selviän tehtävästä.
Kaikki meni kuitenkin isossa kuvassa loistavasti: esiintyjät hoitivat osuutensa hienosti ja homma eteni käsikirjoituksen mukaan. Kehitettävää luonnollisesti jäi, ja erityisesti oikean verkkotyökalun valintaan tulee jatkossa kiinnittää huomiota, jotta tekniset haasteet taklataan.
Oppi 8: Tapahtuman järjestämisessä suhteellisen kevyellä toteutuksella pärjää jo pitkälle, mutta varaa sille silti riittävästi aikaa
Toimiva idea ja sitoutunut porukka ovat avaintekijöitä onnistumiseen, mutta onnistuneen tapahtuman järjestäminen vaatii paljon suunnittelua ja valmistelua.
LIVEnaari lukuina:
- Projektin kesto: 6 viikkoa
- Tavoite: 300 ilmoittautunutta
- Ilmoittautuneita: 400
- Osallistuneita: 250 (linjoilla alusta loppuun)
- Työtunnit (arvio):
- Projektinhallinta (sisältäen suunnittelu-, organisointi- ja markkinointityötä): 50 h
- Esiintyjien valmistautuminen: 8–15 h per hlö
- Markkinointi ennen ja jälkeen tapahtuman: 35 h
- Visuaalinen ilme: 15 h
- Markkinointibudjetti: 200 euroa
- Studio: kumppanuushinta
Jo tapahtuman konseptia miettiessä pohdimme, kuinka hyödynnämme LIVEnaaria myynnissä ja miten se käytännössä toteutetaan. Tapahtuman jälkeen on tärkeää hoitaa jälkimarkkinointi ja kontaktointi hyvin. Prospektoi osallistujat, pyydä palautetta ja lähesty sopivalla kulmalla. Liidilista voi olla pitkäkin, joten varaa myös tähän vaiheeseen aikaan.
LIVEnaari oli kokemuksena kaiken kaikkiaan opettavainen ja hauska. Löydät tapahtuman tallenteet täältä. Kiinnostuitko itsekin tapahtuman järjestämisestä tai haluaisitko vaihtaa lisää ajatuksia? Voimme myös auttaa sinua järjestämään sellaisen. Ole yhteydessä, niin jutellaan lisää.
P.S. Stay tuned – LIVEnaari vol. 2 on tulossa jo ensi syksynä!
